Mit Lebensfreude Grenzen überfliegen...

Donnerstag, 22 Februar 2018 17:31

Mit der 1-Minuten-To-Do-Liste zu Klarheit und Flow

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Mit der 1-Minuten-To-Do-Liste zu Klarheit und Flow geralt • pixabay

Gehörst du zu den Menschen, die sich von der Menge an anfallenden Aufgaben erschlagen fühlen. Viele UnternehmerInnen kennen das nur zu gut. Besonders wenn sie noch kein großes Team um sich haben, bleibt alles an ihnen hängen.

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Um in den Flow zu kommen, ist es wichtig alle störenden Gedanken aus dem Kopf zu verbannen. Die Lösung heißt, aufschreiben, denn ansonsten schwirren die Gedanken weiterhin im Kopf rum. Gedanken an unerledigte Aufgaben, Ideen oder sonstiges verhindern effektives, konzentriertes Arbeiten.

Wenn allerdings alle Ideen, Gedanken und unerledigten Aufgaben auf einem Blatt notiert sind, liegt eine ewig lange unstrukturierte To-Do-Liste vor dir.

Mit solch einer Liste wirst du vermutlich nicht die wirklich wichtigen Dinge in deinem Business erledigen. Du wirst wahrscheinlich die Liste durch gehen und immer mal wieder einen Punkt heraus greifen und abarbeiten. Am Ende des Tages hast du viele Dinge getan, aber nur wenig, was dich und dein Business voran gebracht hat.

 

Die Lösung: 1-Minuten-To-Do-Liste

Die Idee der 1-Minuten-To-Do-Liste kommt von Michael Lindenberger und sie ist für alle, die viele Aufgaben zu bewältigen haben.

Die Methode basiert auf der Idee, dass jeder von uns nur einen bestimmten Zeithorizont klar überblicken kann. Wenn ich dich Frage wie das vergangen Wochenende war, wirst du mir am Montag noch sehr spontan antworten können. Am Freitag wirst du wahrscheinlich schon überlegen müssen, was du am vergangen Wochenende gemacht hast. Genau so ist es mit der Zukunft. Du kannst etwa die nächsten 7-10 Tage gedanklich überblicken, alles was danach ist, liegt hinter dem Horizont.

Aufgaben die auf sich auf einer klassischen To-Do-Liste auftürmen belasten uns. Bei der 1-Minuten-To-Do-Liste, werden die Aufgaben deshalb wie folgt strukturiert:

 

1. Kritische Aufgaben


Es gibt eine Liste mit dem Namen „Kritische Aufgaben“ auf dieser Liste, stehen nur Aufgaben, die heute erledigt werden müssen. Wenn sie heute eine Deadline haben, dann kommen sie auf diese Liste. Es sollten maximal 5 Aufgaben auf der Liste stehen. Wenn du dir nicht sicher bist, ob die Aufgabe auf diese Liste gehört, dann frage dich, ob du Feierabend machen würdest, wenn diese Aufgabe nicht erledigt ist. Wenn deine Antwort nein ist, dann gehört sie auf die Liste, ansonsten nicht! Sortiere die Aufgaben nach Wichtigkeit und fange mit der wichtigsten an. Es ist natürlich leichter mit der einfachsten anzufangen, aber ich rate dir davon ab. Starte mit der wichtigsten, gehe dann zur zweitwichtigsten…

 

2. Mögliche Aufgaben


Alles was so in den nächsten 7-10 Tagen erledigt sein sollte, kommt auf die Liste „mögliche Aufgaben“. Hier können so ca. 25 - 30 Aufgaben stehen. Hier stehen Aufgaben, die tatsächlich auch umgesetzt werden.

 

3. Hinter dem Horizont


Alle anderen Aufgaben , kommen auf die Liste „hinter dem Horizont“. Diese Liste kann unendlich lang sein. Hier wird alles notiert, was wichtig ist, aber eben noch nicht fällig ist. Einmal in der Woche gehst du diese Liste dann durch und schaust ob Aufgaben oder Ideen in den nächsten 7-10 Tagen fällig sind. Wenn ja, dann verschiebst du diese einfach auf die Liste. Wichtig auch hier sollten nur Aufgaben und keine Ideen stehen.

Jede Aufgabe die per Mail, Telefon oder anderweitig zu dir kommt, wird einer dieser drei Listen hinzugefügt.

Vielleicht denkst du jetzt, das ist aber ziemlich aufwendig? - Dann möchte ich dich beruhigen. Mit „Meistertask“ ist das Führen einer solchen Liste ganz einfach!

 

Meistertask

meistertask

Hier habe ich für mich eine Liste mit den drei Spalten „Kritisch, Möglich, Hinter dem Horizont“ erstellt. Die Aufgaben können spielend angelegt und zwischen den Spalten hin und her geschoben werden. In meiner To-Do-Liste habe ich noch eine Spalte „Erledigt“ eingefügt. Die ist einfach nochmals für mich. Denn manchmal habe ich das Gefühl wenig geschafft zu haben. Die Spalte „erledigt“ überzeugt mich vom Gegenteil.

In den Aufgaben bei Meistertask können Notizen, Links, Checklisten und Dateianhänge hinzugefügt werden. Die Aufgaben können bei Bedarf mit anderen Teammitgliedern geteilt und von ihnen bearbeitet werden. Über eine Kommentarfunktion sehen alle Beteiligen, wer, was, wann an der Aufgabe gemacht hat.

 

>> Workshoptag „Ideen- und Aufgabenmanagement mit Meistertask“ am 15. März ein!

 

Fazit:

Seit ich mit der 1-Minuten-To-Do-Liste in Kombination mit Meistertask arbeite, werden meine Aufgaben erledigt und ich fühle mich extrem entlastet. Mein Fokus ist auf den Dingen, die im Moment wirklich wichtig sind. Ich habe Klarheit über meine Aufgaben.

Ganz nebenbei ist mein Gewissen beruhigt, denn alle Aufgaben sind mindestens in der Spalte „Hinter dem Horizont“ notiert und können deshalb nicht vergessen werden. Kommen neue Aufgaben hinzu werden diese einer der drei Spalten zugeordnet.

Ich wünsche dir viel Aufwind bei all deinen Aufgaben und in all deinen Lebensbereichen.

Liebe Grüße

Yvonne

 


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Letzte Änderung am Donnerstag, 22 Februar 2018 17:54
Yvonne Dathe

Psychologin (M.Sc.) • Dipl. Betriebswirtin • Gleitschirm-Fluglehrerin

Seit 1994 fliegt Yvonne leidenschaftlich mit dem Gleitschirm. Sie schreibt über das Fliegen, das ACTive Leben und bietet psychologische Beratung an: Mentales Training • Stressige Situationen und Krisen meistern. Ihr Motto ist "Mit Lebensfreude Grenzen überfliegen!"

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